Organizzazione Eventi: Ecco Il Master Online

A detta della Consulta degli Eventi, l’evento è una “leva di marketing emozionale ed esperenziale, coerentemente inserita nel piano di comunicazione, finalizzata a generare un orientamento positivo verso un marchio, un prodotto, un servizio o un’istituzione per mezzo di azioni costruite attraverso contenuti di comunicazione, spettacolo, interazione e contatto”.

Quando si parla di organizzazione di eventi si parla, quindi, di lavorare in stretta collaborazione con il marketing. Che si tratti di un musicista che deve partire per il suo prossimo tour, che si tratti di un politico che deve tenere un comizio pubblico o che si tratti di un’impresa che deve lanciare un nuovo prodotto sul mercato, e per questo si serve di un evento o una serie di eventi, c’è bisogno di una solida strategia di marketing alla base.

Infatti la funzione di un evento non si limita solo all’aspetto spettacolare e coinvolgente, ma può servire a:

• ottenere visibilità;
• trasmettere informazioni al target, e agli stakeholders in generale;
• motivare il target di riferimento;
• celebrare un avvenimento;
• rendere tangibili i prodotti attraverso l’esperenzialità;
• raccogliere fondi, sia per cause interne sia per cause benefiche.

L’evento, quindi, non è una cosa molto semplice da progettare e gestire. Per tale motivo Unicusano ha istituito il master online in organizzazione di eventi grazie al quale poter apprendere i motivi e le modalità attraverso le quali un evento prende forma.

Diamo ora un accenno di quali sono le varie fasi di un evento e quali sono alcuni degli strumenti per valutarne l’efficacia.

Cosa si impara al master

Il master fornirà agli studenti tutte le competenze su come diventare organizzatore di eventi a partire dai concetti basilari del marketing fino alle tecniche di budgeting e di gestione.

Uno degli step fondamentali è quello, appunto, della pianificazione. Nella fase di pianificazione di un evento si vanno a decidere:

• la tematica dell’evento (culturale, sportivo, musicale, politico ecc…);
• la tipologia (congresso, convegno, fiera, concerto, comizio e via dicendo);
• le tempistiche;
• la logistica (location, servizio trasporti);
• gli sponsor e i partner.

Vediamole meglio nel detteglio.

Il tema dell’evento

Scegliere il tema dell’evento è fondamentale perché, a seconda di quello scelto, cambiano gli strumenti da utilizzare per le altre fasi.

Infatti l’organizzazione di eventi culturali è diversa dalla progettazione di quelli sportivi, seppur presentano problematiche comuni come la logistica, le tempistiche e tutte le fasi viste prima.

Inoltre il tema dell’evento deve scaturire dalla strategia di marketing alla base dell’ente promotore.

La tipologia

Il tipo di evento scelto condiziona le modalità di esperienza per il pubblico. Il master in event management affronterà le varie tipologia in un’ottica sia operativa che strategica.

Ancora una volta è la strategia la base di tutto. Capirai bene che se bisogna organizzare un evento per un musicista le scelte possono essere:

• meet and great;
• firma copie;
• concerto;
• presentazione del disco;

ma di certo non sarà un congresso o una fiera.

Le tempistiche

Assumono una duplice valenza e cioè dal punto di vista organizzativo e da quello analitico. Dal punto di vista organizzativo programmare eventi vuol dire avere a che fare con criteri interni all’evento stesso come, per esempio, orari di apertura e chiusura, orari delle attività e così via.

Dal punto di vista analitico le tempistiche vanno scelte in considerazione alla concomitanza con altri eventi di competitor o eventi rilevanti per il target e alla disponibilità della location (che quindi incide sulla scelta della stessa).

La logistica

La scelta del posto, il servizio navetta, lo spostamento dei materiali di supporto per l’evento sono tutti elementi di competenza della logistica. La programmazione degli eventi, quindi, deve considerare la logistica come elemento fondamentale.

Da essa dipende in larga parte la riuscita del tutto.

Gli sponsor e i partner

Come finanziamo l’evento? Gli sponsor possono aiutarci ad ottenere visibilità? Queste domande trovano risposta nella scelta strategica dei partner dell’evento.

Non è solo l’aspetto economico a riguardare la scelta, ma anche quella puramente strategica e di comunicazione. Un buono sponsor garantisce visibilità e conferisce importanza a ciò che si sta organizzando soprattutto se rilevante per il target di riferimento.

Misurare l’efficacia

Un buon evento dipende da un’organizzazione eccellente, come si fa a capire se è stato un successo o un flop?

Per misurarne l’efficacia si analizza:

• il livello di partecipazione;
• la visibilità sui media (locali o nazionali);
• il tornaconto economico (ricavi – costi).

Questa è una breve parentesi di quello che è il contenuto reale del master online di Unicusano in event management. Se sei interessato alle tematiche compila il form sulla destra per fare le tue domande: ti risponderemo con tutte le informazioni di cui hai bisogno.