To do list: che cos’è e come farla

Hai sentito parlare delle to do list e sei curioso di capire come funzionano? Si tratta delle classiche liste con cui programmare i tuoi impegni quotidiani. Decidi cioè a priori cosa fare, senza lasciare niente al caso o alla decisione del momento. Questo modo di organizzare il tempo aumenta senza ombra di dubbio la produttività, perché stabilisci cosa fare e quando farla e quanto ore dedicare a ogni singolo impegno/attività.

Come iniziare a compilare una to do list

Hai già provato a fare un planning delle tue giornate e non ci sei riuscito? Molti abbandonano le to do list al primo tentativo. Dopo aver scritto pagine e pagine di cose da fare non seguono il piano prestabilito, perché si scoraggiano di fronte al muro della pianificazione. Il primo consiglio utile per stilare delle to do list utili è non porsi obiettivi troppo ambiziosi.

Per riuscire in questo compito devi sgomberare la mente e fare quello che in inglese si chiama braindump. In cosa consiste? Prendi carta e penna e suddividi il foglio nelle seguenti due colonne:

• devo – colonna che contiene tutte le attività che definiresti compiti, progetti e impegni, sia privati che professionali. Se sei uno studente dell’Università di Salerno alle prese con gli esami universitari, potresti scrivere cose di questo tipo: fare esercitazioni per l’esame X, chiedere appuntamento professore, programmare studio esame Y, organizzare gruppo di studio ecc.
• voglio – colonna che contiene tutte le cose che ti piacerebbe fare. Non porti limiti, ma butta giù davvero i tuoi desideri. Tornando allo studente: organizzare un weekend con gli amici, riprendere a fare sport, bere un caffè con l’amica X, iniziare attività di volontariato e così via

Questo tipo di lista svuota mente ti consente di fare chiarezza. Capisci quali sono le cose da fare, ti fai un’idea sul tipo di equilibrio esistente tra gli impegni lavorativi/di studio e le attività piacevoli, scopri quali sono le tue priorità e cominci a pianificare una gestione migliore del tuo tempo.

To do list: pochi compiti e molto specifici

Lo strumento dell’organizzazione del tempo tramite lista funziona quando diventa quotidiano. Devi prendere cioè l’abitudine di compilare la tua to do list ogni giorno. Il nostro consiglio è di inserire:

• 1 compito principale
• 3 compiti di piccola entità
• 5 compiti minori (massimo)

La to do list dello studente sarà:

compito principale: studiare primi due capitoli del libro di diritto privato per l’esame

compiti piccola entità: controllare lista testi, coordinare gruppo di studio, mandare mail per ricevimento

compiti minori: chiamare amica per fissare caffè, controllare primo weekend libero per viaggio, pulire lettiera del gatto, comprare cassa d’acqua e chiamare nutrizionista per appuntamento

Come vedi sono tutti compiti precisi. Fissare come compito principale, per esempio, studiare per l’esame è controproducente. Devi sapere esattamente cosa fare perché ti consente di stabilire quanto tempo impiegherai per svolgere quel determinato compito. Se sai che i capitoli da studiare sono due e impiegherai tre ore, potrai fissare tutte le altre attività a cascata.

Come distribuire le attività nell’arco della giornata

Ricordati sempre di compilare to do list che ti aiutino a rendere migliori le tue giornate. Individua il momento in cui sei più produttivo e concentrato. Sei il tipo di persona che dà il meglio di sé al mattino molto presto? Allora, la tua to do list inizia con il compito più complesso. In questo modo sfrutti al meglio le tue capacità e riesci a effettuare tutte le attività programmate senza grande stress. La tua giornata così filerà liscia e senza intoppi.

Hai inserito una certa attività minore più volte e ti sei reso conto che ritorna in molte delle tue to do list quotidiane? Se non riesci mai a svolgere quel determinato compito, significa che non lo consideri né prioritario né importante. In questo caso puoi depennarlo definitivamente dalla tua lista. Non continuare a inserirlo perché diventa solo una zavorra che ti impedisce di fare altro.

È utile fare una to don’t list?

Sì, soprattutto nel momento in cui ti rendi conto che la tua lista non ti sta aiutando come dovrebbe. In questo caso, probabilmente, avrai inserito delle attività che ti fanno perdere solo tempo e provocano un vero e proprio inutile dispendio di energie.

Cosa fare in queste situazioni ? È sufficiente analizzare le liste che hai compilato con spirito critico in modo da individuare le attività “disperdi tempo”. Una volta che hai compiuto questo passaggio, fermati a riflettere per cercare di capire se sono attività importanti o meno. Poniti domande come: posso evitare questo compito? A cosa mi serve? E se facessi questa cosa in un altro modo/momento?

Ci sono altri casi, invece, in cui il problema nasce da to do list sbilanciate. Quella data attività cioè è stata abbinata ad altre complesse, con il risultato che non riesci a portare a termine tutte le cose programmate. Bilancia meglio la lista tra compito principale, compiti di piccola entità e compiti minori e vedrai che andrà meglio.

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