Come gestire meeting online? Risorse e strumenti

Devi organizzare riunioni e incontri e vuoi capire come gestire meeting online? Oggi, hai a disposizione tanti strumenti digitali che ti aiuteranno nell’impresa. Per scegliere la piattaforma più adatta devi prima di tutto stabilire aspetti come l’obiettivo e la modalità della riunione. Affinché i meeting abbiano un buon esito, è necessario cioè fissare una scaletta con i temi da affrontare e stabilire la modalità dell’incontro. Quest’ultimo aspetto, per esempio, diventa fondamentale per scegliere le piattaforme da usare. Cosa significa? La riunione prevede la collaborazione audio/video con i partecipanti? Oppure include un question time o un sondaggio in tempo reale? Qui di seguito, trovi tutti i suggerimenti utili per capire come gestire meeting online.

Meeting online: quali piattaforme usare

Dopo aver fissato i tempi, stabilito le modalità e individuato i partecipanti, arriva il momento della scelta della piattaforma.

Uno dei passaggi più importanti per capire come gestire meeting online è proprio la selezione degli strumenti. Devi individuare la piattaforma ponendoti domande come: voglio una partecipazione attiva? Ho bisogno di organizzare la riunione da un semplice smartphone? Mi interessa un numero elevato di partecipanti? Ho bisogno di una lavagna virtuale per la condivisione immediata dei concetti? Se sei interessato, per esempio, alla lavagna virtuale la tua soluzione è SkyMeeting.

Avrai, infatti, a disposizione una lavagna virtuale interattiva, in cui il relatore può appuntare idee e concetti affinché siano più comprensibili. Non solo, se i partecipanti sono abilitati, possono scrivere e disegnare sulla lavagna in modo da dare vita a incontri più coinvolgenti. Si tratta di un buono strumento anche per lo studio online con le classi virtuali. 

Riunioni da smartphone: GoToMeetings

Hai qualche problema su dove gestire il meeting online? GoToMeetings è la piattaforma perfetta per te perché puoi organizzare tutto anche da smartphone, ovunque ti trovi. Hai un limite di 150 persone con la versione standard e puoi configurare e avviare la riunione in poco tempo, inviando una semplice mail di partecipazione. La piattaforma, inoltre, è dotata di strumenti per migliorare la qualità di audio e video. Non solo, sono fornite app diverse per i sistemi Android e iOS ed è inclusa una chat in cui i partecipanti possono postare commenti e domande, interagendo in diretta con i relatori.

Non si tratta, chiaramente, di una piattaforma gratuita. Se vuoi utilizzarla devi sottoscrivere un abbonamento oppure verificarne il funzionamento con la prova gratuita di 14 giorni. Qui di seguito alcune delle funzionalità:

• video HD
• condivisione dello schermo
• strumenti di disegno
• controllo condiviso di tastiera e mouse
• possibilità di prendere appunti durante la riunione

Meeting online semplici? Google Meet

Google Meet è l’evoluzione moderna dei Google Hangouts Meet e fa parte degli strumenti della piattaforma G Suite. È proprio questo uno dei vantaggi, vale a dire la perfetta integrazione con gli altri tool di Google. Cosa significa? Puoi pianificare una riunione usando Google Calendar.

Il servizio è gratuito e disponibile per un massimo di 60 minuti con 100 partecipanti nel caso di utenti singoli. Le aziende, per esempio, non hanno limiti di tempo e possono organizzare riunioni fino a 250 partecipanti.

Per usare Google Meet da computer non bisogna scaricare alcun software. Se hai un indirizzo Gmail, devi solo accedere alla tua casella di posta e troverai Meet tra i vari strumenti disponibili. Clicca e potrai organizzare riunioni invitando i partecipanti tramite mail. Google Meet ti consente di vedere i partecipanti e di inviare messaggi di testo durante l’incontro.

Riunioni online con tanti partecipanti? Zoom Meetings

Vuoi uno strumento per gestire meeting online con tanti partecipanti? Il tool perfetto nel tuo caso è Zoom Meetings. Avrai a disposizione:

• video e audio HD
• riunioni con un massimo di 1000 partecipanti
• condivisione di 49 video su singola schermata
• riunioni salvabili in locale o sul cloud
• condivisione dello schermo e degli appunti
• integrazione della chat
• archivio di durata decennale
• possibilità di conversione delle riunioni in chiamate individuali
• pianificazione automatizzata dei meeting tramite Gmail, Outlook e iCal

Meeting e-learning? BigBlueButton

Hai bisogno di una piattaforma per gestire una classe per preparare un esame o un gruppo di studio per superare un concorso pubblico? Allora, lo strumento ideale per te è BigBlueButton. Si tratta di una piattaforma open source che potrai usare in modalità gratuita. Qui di seguito, trovi un elenco delle funzionalità:

• condivisione dello schermo
• chat integrata
• lavagna interattiva utilizzabile da tutti i partecipanti
• suddivisione dei partecipanti in più classi virtuali
• tool per fare esercizi e quiz durante la riunione
• possibilità di mostrare video da altre piattaforme online senza uscire dal sistema
• gestione dei partecipanti (attivazione e blocco dei microfoni e della chat pubbliche e private) in modo da limitare le eventuali distrazioni

Non solo, la piattaforma consente di attivare la modalità risparmio dati. Si tratta di un tool molto utile che agevola la partecipazione a quanti non dispongono di una linea ADSL rapida o della fibra ottica. Infine, BigBlueButton è una piattaforma multilingue. Questo significa che è possibile impostare la lingua di lavoro, in modo da agevolare la partecipazione agli studenti stranieri.

Allora, dopo i nostri consigli hai capito come gestire meeting online con i moderni strumenti digitali?

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